Aktualności

Starostwo Powiatowe podnosi standard swoich usług

CAFW Starostwie Powiatowym w Opolu Lubelskim od września ubiegłego roku realizowany jest projekt pn. „Wdrożenie usprawnień zarządczych w Powiecie Opolskim, Gminie Annopol, Gminie Karczmiska, Gminie Końskowola oraz Gminie Poświętne na podstawie wyników samooceny CAF” mający na celu poprawę standardów zarządzania w tutejszym urzędzie i podniesienie jakości dostępnych w nim usług. Obecnie w fazę realizacji wkroczyła już większość zaplanowanych w projekcie działań.

Przedsięwzięcie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Prowadzi je sześć podmiotów, które w tym celu zawarły między sobą partnerstwo – są nimi jednostki samorządu terytorialnego oraz pełniąca funkcję lidera projektu firma F5 Konsulting (instytucja zajmująca się świadczeniem usług doradczych i zarządzaniem projektami unijnymi). Stanowiąca cel projektu poprawa standardów zarządzania w urzędach i podniesienie jakości dostępnych w nich usług ściśle wiąże się ze Wspólną Metodą Oceny – CAF (ang. Common Assessment Framework), która została uprzednio wdrożona w uczestniczących w przedsięwzięciu jednostkach samorządu terytorialnego.

 

Metoda CAF jest narzędziem zarządzania jakością w administracji publicznej, którego zadaniem jest poprawa wyników działalności organizacji. Wyraża się ona w przeprowadzaniu okresowej samooceny danej instytucji, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. W ramach tej metody realizujące projekt samorządy dokonały samooceny, zidentyfikowały główne obszary problemowe i określiły rekomendacje zmian. Istotą projektu jest wdrożenie wyznaczonych w toku dotychczasowego postępowania usprawnień. Jednym z elementów przedsięwzięcia będzie również przeprowadzenie ponownej samooceny, która pozwoli określić, czy wprowadzone zmiany przyniosły oczekiwane rezultaty. Zakończenie wszystkich zadań zostało zaplanowane na luty 2014 r.
 
Całkowity koszt projektu wyniesie 1.975.065,49 zł i w pełnej wysokości zostanie pokryty przez Unię Europejską – partnerzy nie będą wnosić wkładu własnego.
Jakie zmiany nastąpią w Starostwie Powiatowym w wyniku realizacji projektu?
• Wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością ISO • Wdrożenie systemu ISO w Starostwie Powiatowym będzie obejmować przegląd wstępny, szkolenie kierownictwa, zespołu wdrożeniowego, audytorów i pracowników oraz konsultacje wdrożeniowe i audyt końcowy. Po przeprowadzeniu audytu certyfikacyjnego Starostwo otrzyma Certyfikat ISO. Działania te przyczynią się do zmniejszenia kosztów ponoszonych przez urząd, optymalizacji jego funkcjonowania, a także wzrostu zadowolenia klientów.
• Wprowadzenie systemu zarządzania satysfakcją klienta • Pracownicy Starostwa Powiatowego wezmą udział w konsultacjach dotyczących identyfikacji klientów i ich potrzeb, metodyki oceny satysfakcji klientów oraz planowania zmian w działaniu urzędu. Zrealizowane zostaną badania satysfakcji klientów, które przebiegną w dwóch falach – został już zbadany stan wyjściowy, a następnie stan po wdrożeniu usprawnień zarządczych.
• Utworzenie Punktu Obsługi Klienta • Na parterze budynku Starostwa Powiatowego powstanie Punkt Obsługi Klienta – ze środków projektu zakupione będą meble, komputery wraz z oprogramowaniem i urządzenia biurowe. Realizacja tego zadania umożliwi zainteresowanym uzyskanie szybkiej, fachowej pomocy dotyczącej załatwianych w Starostwie spraw.
• Wyposażenie urzędu w tablice informacyjne zewnętrzne i wewnętrzne • Dla Starostwa Powiatowego zostaną opracowane i wykonane tablice z jego nazwą i herbem Powiatu, tablice informacyjne oraz tabliczki na drzwi. Odpowiednie identyfikatory otrzymają również pracownicy urzędu.
• Modernizacja strony internetowej Powiatu Opolskiego oraz opracowanie księgi znaku • Na stronie internetowej Powiatu zostaną wprowadzone zmiany zapewniające jej większą przejrzystość i czytelność. Księga znaku, która zawiera opis budowy logo oraz właściwe sposoby jego używania, będzie gwarantować spójność materiałów prezentowanych przez urząd.
• Wydanie broszury informacyjnej na temat sytuacji finansowo-gospodarczej Powiatu Opolskiego • Broszura będzie dystrybuowana wśród mieszkańców powiatu, a w wersji elektronicznej zostanie zamieszczona na stronie internetowej urzędu. Publikacja zapewni większą przejrzystość działania Starostwa Powiatowego i dostarczy obywatelom podstawowej wiedzy na temat funkcjonowania ich samorządu.
• Wprowadzenie elektronicznego powiadamiania o odbiorze prawa jazdy i dowodu rejestracyjnego • Starostwo Powiatowe otrzyma oprogramowanie komputerowe umożliwiające elektroniczne powiadamianie o odbiorze dokumentów. Pracownikom urzędu zostanie ponadto zapewniona pomoc w zakresie wdrożenia programu. Elektroniczne powiadamianie umożliwi zaoszczędzenie czasu klientów i przyczyni się do ułatwienia komunikacji na linii urząd – klient.
• Wzrost kwalifikacji pracowników • Dla osób zatrudnionych w Starostwie organizowane szkolenia o charakterze ogólnym – informatyczne, językowe, z zakresu postępowania administracyjnego, dotyczące etyki pracy – i szkolenia specjalistyczne, odnoszące się do zadań wykonywanych na poszczególnych stanowiskach pracy. Dodatkowo kilkoro pracowników odbywa bezpłatne studia podyplomowe.
Ponadto…
• wdrożenie systemu zarządzania ryzykiem • przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa informacji • realizacja warsztatów wspierających uruchomienie minimum dwóch nowych usług w ePUAP • zakup programów i sprzętu umożliwiającego wytworzenie i przekazanie informacji na temat działań urzędu i spraw klientów.